Ficha de EPI: o que é, o que a NR-6 exige e modelo para preencher

Marlon Pascoal Pinto
Engenheiro Eletricista e de Segurança do Trabalho · CREA-MG 172.438/D · Atualizado em novembro/2026

A ficha de EPI é o registro de entrega dos equipamentos de proteção individual a cada trabalhador. Ela é obrigatória: a NR-6, no item 6.5.1, alínea “d”, manda a empresa registrar o fornecimento do EPI ao empregado, em livro, ficha ou sistema eletrônico, inclusive biométrico. Na prática, a ficha é a prova de que a empresa entregou o equipamento certo, com Certificado de Aprovação, e orientou o trabalhador sobre o uso. Neste guia você vê o que precisa constar nela, um modelo para preencher e as dúvidas mais comuns de RH e SST.

O que é a ficha de EPI

É o documento, físico ou digital, em que a empresa anota cada EPI entregue a cada trabalhador: o que foi entregue, quando, em que quantidade, com qual Certificado de Aprovação e por qual motivo. Também é chamada de ficha de entrega de EPI, ficha de controle de EPI ou termo de recebimento de EPI.

A ficha é individual. Cada trabalhador tem a sua, e ela acompanha todo o vínculo com a empresa, da primeira entrega na admissão até a última devolução.

A ficha de EPI é obrigatória? O que a NR-6 diz

É. A NR-6, norma do Ministério do Trabalho e Emprego sobre equipamentos de proteção individual, lista no item 6.5.1 as obrigações da organização em relação ao EPI. A alínea “d” determina registrar o fornecimento ao empregado, e a própria norma diz que podem ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, inclusive biométrico.

Três subitens completam a regra:

• Item 6.5.1.1: se a empresa usar sistema eletrônico, ele precisa permitir a extração de relatórios. Planilha que só existe na tela de uma pessoa não atende.
• Item 6.5.1.2: quando for inviável registrar a entrega de EPI descartável e de creme de proteção, a empresa deve mantê-los nos locais de trabalho, na embalagem original, em quantidade suficiente e com reposição imediata.
• Item 6.5.1.2.1: se esses itens ficarem fora da embalagem original, o local de fornecimento precisa ter a identificação do produto, do fabricante ou importador, o lote, a validade e o CA.

A obrigação de registrar vem junto com as outras do mesmo item: comprar só EPI aprovado, orientar e treinar, fornecer gratuitamente o equipamento adequado ao risco, exigir o uso, cuidar da higienização e da manutenção quando aplicáveis e substituir na hora o EPI danificado ou extraviado. A ficha é o lugar onde boa parte dessas obrigações deixa rastro. Para o panorama completo da norma, veja nosso guia da NR-6 atualizada.

O que deve constar na ficha de EPI

A NR-6 não traz um modelo oficial, e a empresa pode montar o seu. Para que a ficha cumpra o papel de prova, ela precisa responder a cinco perguntas: quem recebeu, o que recebeu, quando, por que e se foi orientado.

Por que o número do CA é o campo mais importante

O Certificado de Aprovação é o que prova que aquele equipamento foi aprovado para proteger contra o risco em questão. Uma ficha que diz só “luva” ou “botina” não mostra qual luva nem qual botina foi entregue. Com o número do CA anotado, qualquer pessoa consegue conferir, anos depois, o tipo de proteção, o fabricante e a situação do certificado na consulta pública do Ministério do Trabalho.

Modelo de ficha de EPI para preencher

Este é um modelo de referência com os campos acima. Ele pode ser impresso, adaptado a uma planilha ou levado para o sistema que a empresa já usa.

Como preencher a ficha de EPI, passo a passo

1. Parta do inventário de riscos. O EPI de cada função sai do gerenciamento de riscos da NR-1, registrado no PGR. A ficha registra a entrega do que foi definido ali.
2. Abra a ficha na admissão. A primeira entrega acontece antes de o trabalhador começar a atividade com exposição ao risco.
3. Anote uma linha por item entregue. Data, descrição com tamanho, quantidade, número do CA e motivo.
4. Oriente antes de colher a assinatura. O item 6.7.2 exige informar, com base no manual do fabricante, o risco contra o qual o EPI protege, suas limitações, a forma correta de uso e ajuste, a manutenção, a substituição e a higienização.
5. Registre o treinamento quando o EPI exigir. Pelo item 6.7.2.1, equipamentos cujas características pedem treinamento, como o cinturão de segurança para trabalho em altura, exigem esse registro à parte, com conteúdo e carga horária.
6. Colha a confirmação do trabalhador. Assinatura, digital ou aceite no sistema.
7. Atualize a cada troca. Desgaste, dano, extravio ou mudança de tamanho geram uma nova linha, e o EPI devolvido é anotado.
8. Arquive e mantenha acessível. A ficha precisa ser localizada rápido numa fiscalização ou num processo.

Ficha de EPI em papel ou digital?

As duas valem. A NR-6 aceita livro, ficha ou sistema eletrônico, inclusive biométrico, e a escolha depende do tamanho da operação.

O que a ficha de EPI prova, e o que ela não resolve sozinha

A ficha prova que o equipamento foi entregue. Ela não prova, sozinha, que o trabalhador usa o EPI, nem que o risco foi neutralizado. Dois entendimentos do Tribunal Superior do Trabalho mostram a diferença:

• Súmula 289 do TST: o simples fornecimento do aparelho de proteção não exime o empregador do adicional de insalubridade. Cabe a ele tomar medidas para diminuir ou eliminar a nocividade, inclusive as relativas ao uso efetivo do equipamento.
• Súmula 80 do TST: quando a insalubridade é eliminada com protetores aprovados pelo órgão competente, o adicional deixa de ser devido.

Ou seja, a ficha é a primeira prova, mas ela precisa vir acompanhada da fiscalização do uso no dia a dia, do registro das orientações e dos treinamentos e da troca no tempo certo. As informações sobre EPI também alimentam o evento S-2240 do eSocial. Se a empresa informa ali que o EPI é eficaz, a ficha é parte do que sustenta essa informação. Veja mais no nosso guia de SST no eSocial para o RH.

Opinião do especialista
Marlon Pascoal Pinto · CREA-MG 172.438/D

Quando reviso fichas de EPI em empresas, os dois campos que mais faltam são o número do CA e o motivo da troca. Sem o CA, não dá para provar qual equipamento foi entregue. Sem o motivo, uma botina trocada a cada dois meses parece desperdício, quando pode ser o sinal de que o modelo escolhido não serve para aquela atividade. Bem preenchida, a ficha deixa de ser só um papel para a fiscalização e passa a mostrar onde a proteção está falhando.

Erros mais comuns na ficha de EPI

• Descrição genérica, como “luva” ou “protetor”, sem modelo, tamanho e CA.
• Ficha preenchida de uma vez, com várias entregas assinadas na mesma data, o que tira o valor de prova.
• Assinatura colhida sem orientação, quando o item 6.7.2 exige informar o uso, as limitações e a conservação.
• Troca sem registro, que impede mostrar a substituição imediata do EPI danificado ou extraviado.
• CA vencido ou cancelado na data da compra, que deveria ter sido barrado antes da entrega.
• Sistema eletrônico sem relatório, em desacordo com o item 6.5.1.1.
• Ficha descartada no desligamento, justamente quando ela pode ser pedida.

Perguntas frequentes sobre ficha de EPI

A ficha de EPI é obrigatória?

Sim. O item 6.5.1, alínea “d”, da NR-6 obriga a empresa a registrar o fornecimento do EPI ao empregado, podendo usar livros, fichas ou sistema eletrônico, inclusive biométrico.

A ficha de EPI precisa ser assinada pelo trabalhador?

A NR-6 exige o registro do fornecimento, e não especificamente a assinatura em papel. A confirmação do trabalhador, seja por assinatura, biometria ou aceite eletrônico, é o que transforma o registro em prova de que ele recebeu o equipamento.

A ficha de EPI pode ser digital?

Pode. A NR-6 aceita sistema eletrônico, inclusive biométrico. Pelo item 6.5.1.1, o sistema precisa permitir a extração de relatórios.

Por quanto tempo guardar a ficha de EPI?

A NR-6 não fixa prazo de guarda. Como referência, a Constituição Federal, no artigo 7º, inciso XXIX, permite reclamação trabalhista até dois anos após o fim do contrato, sobre os últimos cinco anos, e a ficha também pode ser pedida em processos previdenciários de aposentadoria especial muito depois disso. Por isso a ficha não deve ser descartada no desligamento.

EPI descartável precisa entrar na ficha?

Quando o registro individual for inviável, a NR-6, no item 6.5.1.2, permite que EPI descartável e creme de proteção fiquem disponíveis nos locais de trabalho, na embalagem original, em quantidade suficiente e com reposição imediata. Fora da embalagem, o local precisa identificar produto, fabricante ou importador, lote, validade e CA.

O que fazer se o trabalhador se recusar a usar o EPI?

A NR-6 obriga a empresa a exigir o uso, e o artigo 158 da CLT considera ato faltoso a recusa injustificada ao uso do EPI fornecido. A empresa deve registrar a orientação dada e a recusa, e aplicar as medidas disciplinares previstas.

A ficha de EPI livra a empresa do adicional de insalubridade?

Sozinha, não. Pela Súmula 289 do TST, o simples fornecimento do EPI não exime o empregador do adicional, e ele precisa garantir o uso efetivo. Pela Súmula 80, o adicional deixa de ser devido quando a insalubridade é eliminada com protetores aprovados.

Onde fazer o treinamento de NR-6 para os trabalhadores?

A Engehall, escola técnica com certificações ISO 9001 e ISO 45001 e mais de 8 mil empresas atendidas, oferece o curso de NR-6 online, com conteúdo sobre requisitos da norma, uso e conservação dos EPIs, Certificado de Aprovação e obrigações da empresa, e emite certificado para o RH arquivar com a ficha de EPI.

Fontes

• Norma Regulamentadora nº 6 (NR-6), Equipamento de Proteção Individual, texto consolidado do Ministério do Trabalho e Emprego, itens 6.5.1, 6.5.1.1, 6.5.1.2, 6.5.1.2.1, 6.6.1, 6.7.2 e 6.7.2.1. Redação da Portaria MTP nº 2.175/2022.
• Consolidação das Leis do Trabalho, artigos 158 e 166.
• Constituição Federal, artigo 7º, inciso XXIX.
• Tribunal Superior do Trabalho, Súmulas 80 e 289.